Hukuk Ansiklopedisi
Avrupa Ombudsmanı İyi Yönetim İçin Davranış Kodu, 5 Eylül 2001 tarihinde kabul ve ilan edilmiştir.
Avrupa Ombudsmanı İyi Yönetim İçin Davranış Kodu
1. Madde – Genel Hükümler
Kurumlar ve bunların görevlileri, vatandaşlarla olan ilişkilerinde, İyi Yönetim İçin Davranış Kodu’nu meydana getiren ve bundan sonra “Kot” olarak anılacak olan bu ilkelere uygun davranacaklardır.
2. Madde – Uygulamanın Kapsadığı Personel
1. Kot, Personel ile ilgili Düzenlemeler ve İstihdam Koşullarının uygulandığı tüm kamu görevlilerin ve diğer hizmetlilerin vatandaşlarla ilişkilerinde uygulanır. Bundan sonra görevli terimi, hem kamu görevlilerini hem de diğer hizmet verenleri belirtir.
2. Kurumlar ve yönetimleri bu Kodda yer alan hükümleri, özel hukuk sözleşmeleri çerçevesinde istihdam edilen şahıslar ile kamusal hizmetlerde görev yapan uzmanlar ve stajyerler gibi kurum adına çalışan diğer kişilere de uygulayabilmek için gereken önlemleri alırlar.
3. Vatandaş ifadesi, bir üye ülkede ikamet eden veya etmeyen ya da üye ülkenin nüfusuna kayıtlı olan veya olmayan gerçek ve tüzel kişiler anlamına gelir.
4. Bu Kodun amacı açısından:
(a) “Kurum” ifadesi bir Topluluk kurumunu veya birimi;
(b) “Görevli” ise Avrupa Topluluğundaki bir görevli veya diğer çalışan anlamına gelmektedir.
3. Madde – Uygulamanın Maddi Kapsamı
1. Bu Kot, özel hükümlerle düzenlenmediği sürece, Kurumların ve bunların yönetimlerinin vatandaşlarla olan tüm ilişkilerine uygulanan iyi yönetsel davranışlarla ilgili genel ilkelerini içerir.
2. Bu Kodda yer alan ilkeler kurum ile çalışanları arasındaki ilişkilere uygulanmaz. Bu ilişkiler personel ile ilgili düzenlemeler çerçevesinde yürütülür.
4. Madde – Yasalara Uygunluk
Görevli yasalara uygun davranır ve topluluk mevzuatında yer alan kuralları ve prosedürleri uygular.
Görevli, yasal dayanağa sahip olan ve içeriği yasalara uygun olan kişisel hak ve çıkarları etkileyen kararları dikkate alır.
5. Madde – Ayrımcılığın Olmaması
1. Vatandaşların taleplerini yerine getirirken ve karar alırken görevli eşit muamele ilkesine saygı gösterilmesini sağlamalıdır. Aynı konumdaki vatandaşlar aynı muameleye tabi tutulmalıdır.
2. Yapılan muamelede herhangi bir farklılık ortaya çıkarsa görevli bunun sadece söz konusu özel durumla ilgili objektif özelliklerden kaynaklanmasını sağlamalıdır.
3. Görevli, vatandaşlar arasında milliyet, cins, ırk, renk, etnik veya sosyal menşe, genetik özellikler, dil, din ya da inanç, siyasi veya başka bir düşünce, azınlık üyesi olma, malvarlığı, maluliyet, yaş veya cinsel tercihlere dayalı herhangi bir haksız ve adaletsiz ayrımcılığın ortaya çıkmasından özenle kaçınmalıdır.
6. Madde – Orantılı Olma
1. Görevli kararları alırken uygulanacak tedbirlerin takip edilen amaç ile orantılı olmasını sağlamalıdır. Görevli, kısıtlamalar ve yükümlülükler, sürdürülen faaliyetin amacı ile makul bir ilişkiye sahip olmadığında, vatandaşların haklarını kısıtlamaktan veya onlara sorumluluk yüklemekten özellikle kaçınmalıdır.
2. Görevli, kararları alırken özel şahısların çıkarları ile kamu yararı arasında adil bir denge oluşturmalıdır.
7. Madde – Yetkinin Kötüye Kullanılmaması
Yetkiler yalnızca ilgili hükümlerin ortaya koyduğu amaçlar çerçevesinde kullanılmalıdır. Görevli, bu yetkileri yasal dayanağı bulunmayan ve kamu yararına yönelik olmayan amaçlar için kullanmamalıdır.
8. Madde – Tarafsızlık ve Bağımsızlık
1. Görevli tarafsız ve bağımsız olmalıdır. Vatandaşları olumsuz yönde etkileyen keyfi davranışların yanı sıra, hangi sebeple olursa olsun, her türlü imtiyazlı tutumdan kaçınmalıdır.
2. Görevlinin tutumu hiçbir şekilde şahsi, ailevi veya ulusal çıkarlar ya da politik baskıyla belirlenmemelidir. Görevli kendisini veya yakın akrabalarını ilgilendiren meseleler ile ilgili kararların alınmasına müdahil olmaktan kaçınmalıdır.
9. Madde – Objektif Olma
Görevli, kararları alırken, konuyla ilgisi olmayan unsurları dikkate almayarak, ilgili faktörleri göz önünde bulundurmalıdır ve söz konusu kararda, bu faktörlere hak ettikleri değeri vermelidir.
10. Madde – Meşru Beklentiler, Uyum ve Bilgilendirme
1. Görevli kendisinin üstlendiği idari davranışla birlikte Kurumun idari eylemleri ile de uyumlu olmalıdır. Görevli, bireysel bir olayda bu uygulamalardan farklı davranmak için meşru bir sebep söz konusu değilse, Kurumun rutin idari uygulamalarını takip etmelidir; bu sebepler yazılı olarak kayıt altına alınır.
2. Görevli, Kurumun geçmişteki uygulamaları doğrultusunda vatandaşların meşru ve makul beklentilerine saygı göstermelidir.
3. Görevli, gerekli olursa, kendi önüne gelen bir konuyla nasıl ilgilendiğini ve konuyla ilgilenirken hangi usulleri izlediğini kamuoyuna bildirir.
11. Madde – Adil Olma
Görevli tarafsız, adil ve makul bir şekilde davranmalıdır.
12. Madde – Nezaket ve Saygı
1. Görevli hizmet etmeyi düşünen, doğruluktan ayrılmayan, saygılı ve hürmetkar ve vatandaşlarla olan ilişkilerinde kendisine ulaşılabilir bir kişi olmalıdır. Yazışmalara, telefonlara, e-postalara cevap verirken mümkün olduğu kadar yardımcı olmalı ve sorulan soruları mümkün olduğunca tam ve eksiksiz cevaplandırmaya çalışmalıdır.
2. Görevli söz konusu meseleden sorumlu değilse vatandaşları uygun bir görevliye yönlendirmelidir.
3. Vatandaşlardan birinin haklarını ve çıkarlarını olumsuz şekilde etkileyen bir hata meydana gelmişse görevli bunun için özür beyan etmeli, kendi hatasından ortaya çıkan olumsuz etkileri en münasip biçimde düzeltmeli ve bu Kodun 19. maddesi uyarınca herhangi bir müracaat hakkı olan vatandaşlara bilgi vermelidir.
13. Madde – Mektuplara Vatandaşın Lisanı ile Cevap Verilmesi
Görevli, anlaşma dillerinden herhangi birisiyle Kuruma yazan Avrupa Birliği vatandaşına veya başka bir şahsa, cevabın aynı dilde verilmesini sağlamalıdır. Bu durum, imkan oldukça, birlikler (Hükümet Dışı Organizasyonlar) ve şirketler gibi tüzel kişilere de uygulanır.
14. Madde – Alındıların Teslim Edilmesi ve Yetkili Görevliye İletilmesi
1. Kuruma gelen her mektup ve şikayet başvurusuna iki haftalık süre içinde müstakil bir cevap verilmemişse, bu süre içinde bunların teslim alındığına ilişkin bir yanıt gönderilmelidir.
2. Gönderilerin teslim alındısına yönelik onay veya cevap, konuyla ilgilenen görevlinin telefon numarası ve adının yanı sıra çalıştığı birimi de belirtecek şekilde olmalıdır.
3. Çok fazla sayıda olması, çok fazla tekrar içermesi veya manasız ve maksatsız olmaları nedeniyle mektup ya da şikayet başvurularının suiistimalinin söz konusu olduğu durumlarda, gönderilerin teslim alındığına dair onay veya cevabın iletilmesine gerek yoktur.
15. Madde – Kurumun Yetkili Birimine Transfer Etme Yükümlülüğü
1. Kuruma gönderilen bir mektup ya da şikayet başvurusu Genel Müdüre, Müdüre veya ilgisi olmayan bir birime yönelirse, dosyanın gecikmeksizin Kurumun yetkili birimlerine ulaştırılması sağlanmalıdır.
2. Mektup ya da şikayeti ilk önce alan birim bu transferin sahibini bilgilendirir ve dosyanın ulaştırılacağı görevlinin ismini ve telefon numarasını bildirir.
3. Görevli, dokümanlardaki hatalar veya eksiklikler konusunda vatandaşları ve organizasyonları uyarmalı ve düzeltilmesi için onlara fırsat tanımalıdır.
16. Madde – Bilgilenme ve İfade Verme Hakkı
1. Kişilerin hak ve çıkarlarının söz konusu olduğu durumlarda görevli, karar verme sürecinin her aşamasında, savunma hakkına riayet edilmesini sağlamalıdır.
2. Herkes, alınan bir kararın kendi hak ve çıkarlarını etkilemesi durumunda, yazılı görüş bildirme ve, gerekli görürse, kararın alınmasından önce düşüncelerini sözlü olarak bildirme hakkına sahiptir
17. Madde – Kararların Alınmasında Makul Süre
1. Görevli, Kuruma yapılan her talep ve şikayetle ilgili olarak verilecek kararların gecikme olmaksızın makul bir zaman limiti içerisinde verilmesini ve her hal ve karda bu sürenin belgenin tesliminden sonraki iki aydan daha geç olmamasını sağlamalıdır. Vatandaşların mektuplarını cevaplarken ve görevlinin amirlerine gönderdiği, alınan kararlar hususunda talimatların istendiği yönetsel notların cevapları için de aynı kural geçerlidir.
2. Bünyesinde barındırdığı meselelerin karmaşık olması nedeniyle Kuruma yapılan bir talep ya da şikayet yukarıda belirtilen sürede bir karara bağlanamazsa, görevli, şikayet ya da talep sahibini mümkün olduğu kadar kısa bir süre içerisinde haberdar etmelidir. Böyle bir durumda verilecek kesin karar en kısa zamanda muhataba bildirilmelidir.
18. Madde – Verilen Kararın Sebebini Bildirme Görevi
1. Kurumun, bir kişinin hak ve çıkarlarını olumsuz şekilde etkileyen her türlü kararının, dayandığı gerekçeler ve yasal dayanak açıkça gösterilmek suretiyle, sebepleri belirtilmelidir.
2. Görevli, eksik ya da belirsiz dayanaklara sahip olan veya bireysel muhakemeyi bünyesinde barındıran kararlardan sakınmalıdır.
3. Benzer kararların alakadar ettiği çok sayıda kişi olması nedeniyle alınan kararın sebeplerini ayrıntılı bir şekilde tespit etme imkanı yoksa ve bu nedenle tek tip bir cevap verilmişse, görevli, şahsi bir nedenle talep ettiğini belirten vatandaşlara bunu daha sonra sağlayacağını garanti etmelidir.
19. Madde – Daha Üst Bir Makama Başvurulabileceğinin Belirtilmesi
1. Bir kişinin hak ve çıkarlarını olumsuz yönde etkileyen bir Kurum kararı, bu kararın iptali için daha üst bir makama müracaat imkanlarını gösteren bir bilgiyi de bünyesinde barındırmalıdır. Bu bilgi başvuruların niteliğini ve başvurulacak organlarla birlikte hangi sürede yapılacağını da göstermelidir.
2. Kararlar, Avrupa Topluluğunu kuran anlaşmanın 230. ve 195. maddelerinde belirtilen koşullar çerçevesinde Ombudsman’a şikayetin iletilmesi ve dava açılması olanağına işaret etmelidir.
20. Madde – Kararın Bildirilmesi
1. Görevli, kişilerin hak ve çıkarlarını etkileyen kararların, karar alındıktan sonra en kısa sürede, ilgili kişi ya da kişilere yazılı olarak bildirilmesini sağlamalıdır.
2. Görevli, ilgili kişi ya da kişiler haberdar oluncaya dek kararı diğer kaynaklara iletmekten sakınmalıdır.
21. Madde – Verilerin Korunması
1. Bir vatandaşla ilgili şahsi bir veriyi ele alan görevli, Topluluk kurumlarının ve birimlerinin şahsi verilerin işlenmesi ve bunların serbestçe dolaşımı hakkında bireylerin korunmasıyla ilgili Avrupa Parlamentosu ve Konseyinin 18 Aralık 2000 tarihli Düzenlemesi (No: 45/2001) hükümlerine göre, bireyin mahremiyetine ve güvenliğine saygı göstermelidir.
2. Görevli şahsi verilerin meşru olmayan amaçlar ya da bu verilerin yetkili olmayan kişilere aktarılması için kullanılmasından özellikle kaçınmalıdır.
22. Madde – Bilgi Talepleri
1. Görevli, meseleyle ilgili sorumluluğu bulunduğunda, vatandaşların talep ettikleri bilgileri onlara sağlamalıdır. Mümkünse görevli, kendi yetki alanındaki yönetsel bir prosedürün nasıl gerçekleştirilebileceği hakkında bilgi vermelidir. Görevli iletilen bilginin açık ve anlaşılır olmasına özen göstermelidir.
2. Sözlü olarak talep edilen bilgi üstesinden gelinemeyecek kadar karmaşık ve kapsamlı ise görevli, ilgili şahsa talebini yazılı olarak formüle etmesini bildirmelidir.
3. Görevli, gizlilik nedeniyle talep edilen bilgiyi açıklayamazsa, bu Kodun 18. maddesine göre ilgili şahsa bilgiyi açıklayamamasının nedenlerini belirtmelidir.
4. Sorumluluğu bulunmayan konularda daha fazla bilgi talebi olması halinde görevli, talepte bulunan şahsı yetkili kişiye yönlendirmeli ve bu kişinin ismini ve telefon numarasını vermelidir. Topluluğun diğer kurum ya da birimi ile ilgili olarak daha fazla bilgi talebinin söz konusu olması halinde görevli, talepte bulunan şahsı bu kuruma ya da birime yöneltmelidir.
5. Görevli, mümkünse, talep edilen konuya bağlı olmak şartıyla, bilgi talebinde bulunan şahsı Kurumun vatandaşlara bilgi vermekle sorumlu servisine yönlendirmelidir.
23. Madde – Dokümanlara Halkın Erişimine Yönelik Talepler
1. Görevli, Kurumun dokümanlarına erişmeye yönelik taleplerin olması durumunda, Kurum tarafından kabul edilen kararlar ve (EC) 1049 /2001 No’lu Düzenlemede yer alan genel prensipler ve sınırlamalar uyarınca, bu dokümanlara erişme izni verir.
2. Görevli dokümanlara erişim için yapılan sözlü talebe uymazsa, vatandaşlara, bu taleplerini yazılı olarak formüle etmeleri bildirilir.
24. Madde – Uygun Kayıtların Tutulması
Kurumun departmanları, kendilerine gelen ve giden postaların, teslim aldıkları dokümanların ve aldıkları önlemlerin kayıtlarını uygun bir şekilde tutarlar.
25. Madde – Halkın Koda Erişimi
1. Kurum, bu Kodla elde ettikleri hakları vatandaşlara duyurmak amacıyla etkin önlemleri alır. Mümkünse, metni kendi web sitesinden elektronik ortamda da ulaşılabilir hale getirmelidir.
2. Komisyon, tüm kurumlar adına, bu Kodu bir kitapçık şeklinde bastıracak ve herkese dağıtacaktır.
26. Madde – Avrupa Ombudsmanı’na Şikayet Hakkı
Bu Kodda yer alan ilkelere uyma yönünde görevlilerin gösterdikleri her türlü başarısızlık, Avrupa Topluluğu’nu kuran Anlaşmanın 195. maddesi ve Avrupa Ombudsmanı Kanununa göre, Avrupa Ombudsmanı’na şikayete konu
teşkil edebilir.
27. Madde – Uygulamanın Gözden Geçirilmesi
Her Kurum, bu Kodun kendisindeki uygulamanı iki yıllık faaliyeti sonunda gözden geçirecek ve bu gözden geçirmelerle ilgili Avrupa Ombudsmanı’na bilgi verecektir
